Organisaties worden geconfronteerd met steeds meer en steeds grotere projecten. Hoe zorg je als projectmanager voor betrokkenheid bij je projecten, en hoe voorkom je dat managers verandermoe worden? Welke stakeholders zijn er eigenlijk allemaal, en wat en op welke wijze communiceer je met die stakeholders.

In dit artikel gaan we dieper in op de vraag hoe je met de juiste projectcommunicatie meer kunt bereiken bij je stakeholders. We beschrijven concreet welke stappen je doorloopt, wanneer je begint en wat het je oplevert. Ook gaan we in op de do’s en don’ts.

Projectcommunicatie als volgende stap binnen het Project Management Office (PMO)
We zien een duidelijk professionalisering van de specialisaties binnen een projectteam. Het Project Management Office (PMO) is de laatste jaren steeds professioneler geworden; we geloven dat de projectcommunicatie-rol de volgende stap is. Vanuit Springfish gebruiken we de volgende aanpak als basis voor een geslaagde communicatie.

Meer weten?
Nieuwsgierig naar onze aanpak rondom projectcommunicatie? Neem contact op met Danielle Gruijs via 070-300 30 50 of via danielle.gruijs@springfish.nl.

Hoe creëer je uit een goed idee het gewenste resultaat? De start van de lente geeft tastbare voorbeelden voor de cirkel van idee tot realisatie. Als je vandaag in een appelgaard een kijkje zou nemen, zie je alleen kale takken. Er is nog slechts het idee van de bloesem en de oogst die nog gaan komen. Hoe zorg je er voor dat je in de herfst appeltaart kunt eten?

De kale tak
Bij het ontstaan van het idee, is de ‘Waarom’-vraag cruciaal. Waarom zet je deze actie in; draagt de ‘leuke’ campagne bij aan het in de markt zetten van de gewenste propositie en het versterken van het merk? Past het in de strategie, wat heeft de klant er aan? In deze fase is het goed om de hele cyclus door te denken, vanaf de start tot de follow up na de campagne.

Snoeien doet bloeien
Naast het oorspronkelijke idee zijn er waarschijnlijk ook alternatieve ideeën in omloop. Onderzoek deze, en kies er 1 uit om verder uit te voeren. Dit is typisch een fase waarin het gevaar schuilt dat als er teveel goede ideeën zijn, er niets wordt gestart. Een duidelijk besluit over welk idee gerealiseerd gaat worden, brengt rust in de organisatie en vergroot de kans dat het resultaat er daadwerkelijk komt.

Bloesem
Het idee wordt nu echt concreet. Er worden activiteiten bedacht en gepland. Betrek hier ook vooral de belanghebbenden bij; zowel interne betrokkenen als klanten. Crowd sourcing en co-creatie geven hierbij waardevolle inspiratie en verstevigen de relatie met klanten. De uitkomst van deze fase is een gedetailleerd communicatieplan met heldere doelstellingen.

Aandacht
De campagne loopt en vraagt om veel aandacht uit de organisatie. Deze fase kenmerkt zich door veel energie, deadlines die gehaald moeten worden, details die moeten kloppen.  Ga niet los op zoveel mogelijk ‘leuke’ en voor de hand liggende zaken, zoals gadgets, maar zorg dat de totale sfeer van je campagne klopt met je identiteit. De inhoud, vorm en middelenmix moeten naadloos op elkaar en de identiteit aansluiten. Doe je dit niet, dan creëer je onrust en twijfels over je authenticiteit.

De oogst of de appeltaart
Wat is je gewenste resultaat? We zien nog veel communicatieactiviteiten waarbij als doel ‘het aantal clicks’ of ‘het aantal mensen in de zaal’ wordt aangehouden. Maar wat was je uiteindelijke doel; meer omzet, vergroten van de naamsbekendheid, een gedragsverandering? Een gestructureerde follow up zorgt ervoor dat je het daadwerkelijke resultaat kunt laten ontstaan.

Kortom, richt je op de appeltaart die je wilt bakken, niet op de appels die je daarvoor moet plukken.

Wil je meer columns lezen? Je vindt ze op ons blog Merk en identiteit.

Maar wanneer begin je precies? In dit artikel geven we 5 tips over hoe projectcommunicatie al voor de kick-off van het project kan beginnen.

1. Het ‘waarom’ van het project
Elk project kent de valkuil van communiceren over deadlines en andere praktische projectzaken. Het ‘echte’ doel van het project zorgt echter vaak voor de betrokkenheid van de mensen in de organisatie. Wat is het business doel achter het project; wat gaat er straks effectiever, efficiënter of goedkoper? Het ‘waarom’ van het project kun je al heel vroeg communiceren, nog voordat projectteams worden samengesteld, leveranciers op bezoek komen en er ‘ruis’ bij het koffiezetapparaat ontstaat.

2. De stakeholders
Breng alle belanghebbenden (of stakeholders) in kaart met een stakeholdersanalyse. Ervaring leert dat dit er vaak meer zijn dan in eerste instantie gedacht. Welke zorgen hebben zij en welke voordelen gaan zij ervaren? Welke impact heeft het project op de verschillende groepen stakeholders, en welke groepen hebben dus meer aandacht nodig?

3. Klankbordgroep
Uit de stakeholdersanalyse blijkt welke belanghebbenden veel aandacht nodig hebben. Slim om hier bij de opzet en de bemensing van het projectteam rekening mee te houden. Wie komen er in het projectteam, de stuurgroep en de testgroep? Zijn alle ‘bloedgroepen’ vertegenwoordigd? Richten we een klankbordgroep in, zodat diverse stakeholders input kunnen leveren?

4. Internal branding
Een project is een uitgelezen moment om de identiteit van de organisatie tastbaar voor het voetlicht te brengen. Benut de communicatie rondom het project om de internal branding van de organisatie te versterken. Essentieel daarbij is dat alle uitingen kloppen met de identiteit, de kernwaarden en het bestaansrecht van de organisatie.

5. Naam
De naam van het project is een goed middel om al voor de start van het project de mensen in de organisatie actief te betrekken. Maak er een prijsvraag van, met een prijs die aansluit bij het business doel van het project of het bestaansrecht van de organisatie.

Voorsprong
Door met een ‘valse’ start al te beginnen nog voor het project daadwerkelijk start, creëer je een voorsprong in draagvlak en betrokkenheid bij de stakeholders. Dit draagt bij aan een soepeler project, meer draagvlak bij de belanghebbenden en een versterkende werking op de identiteit en het merk.

Op dit blog, zijn een aantal auteurs actief, waaronder Yvonne van Kemenade en Danielle Gruijs. Je vindt hier blogs rondom organiseren met vertrouwen; Wat is het, waar kun je allemaal aan denken en hoe kun je ermee aan het werk?

Snel aan de slag? Lees dan snel het artikel ‘Een eerste concrete stap: Op zoek naar pijlers!’

Lees hier het hele interview.

Professor Hans Strikwerda is organisatieadviseur en hoogleraar Organisatie en Verandering aan de Universiteit van Amsterdam. Management Team noemde hem ‘de meest invloedrijke consultant van Nederland’. Strikwerda heeft vele onderzoeken naar het Shared Service Center (SSC) gedaan. Hij schreef twee boeken over SSC’s en één over de nieuwe multidimensionale organisaties. In het interview geeft hij zijn visie op de huidige trends en valkuilen bij Financial Shared Service Centers (FSSC’s).

Hoe sluiten jouw drijfveren aan op het bestaansrecht van je organisatie, en hoe merk je dit concreet? En met welke symbolen versterkt jouw organisatie de impact van de individuele drijfveren?

Elk mens heeft een eigen interne motor, een combinatie van redenen waarom we ons in beweging zetten. Dat zijn onze drijfveren. Soms staan drijfveren op gespannen voet met elkaar, of verschillen we in gedrevenheid thuis, op het werk of op de sportvereniging. Deze middag gaan we onder leiding van Madeleine Verspuy van Bron voor Leiders met elkaar in gesprek over onze drijfveren.

Daniëlle Gruijs van Springfish zal de volgende verdieping aanbrengen: Ook een organisatie heeft een centrale drijfveer, vaak het bestaansrecht van de organisatie genoemd. Waarom kopen je klanten jouw dienst of product? Wat missen je klanten als jouw organisatie er niet is?

In organisaties met een sterke identiteit komen de drijfveren van de mensen overeen met het bestaansrecht van de organisatie. Dit heeft een grote impact zowel intern, op de betrokkenheid van de mensen, als extern op de uitstraling van het merk.

Tijd en plaats: Maart 2012 van 14.00-17.00 uur, Huis de Werve in Voorburg. De exacte datum wordt nog bekend gemaakt.

Begeleiding bijeenkomst: Madeleine Verpuy en Heidi Leenaarts, Bron voor Leiders en Danielle Gruijs, Springfish

Deelnamekosten: € 95,= ex btw (kosteloos voor leden van Bron voor Leiders)

Aanmelden en info: Aanmelden bij Heidi Leenaarts, heidi@bronvoorleiders.nl, www.bronvoorleiders.nl

In onderstaand persbericht vind je alle details.

Voorburg, 28 november 2011.

Persbericht: Vandaag start Technision

Vandaag maakt Technision haar start bekend. De vakmensen van Technision helpen klanten bij het volledige proces van technisch ontwerp, installatie en probleemoplossing van Performance Management applicaties, zoals SAP BPC, Oracle Hyperion en IBM Cognos.

Van installatie tot realisatie
“Bij veel van onze klanten merkten we de behoefte aan een stabiele en betrouwbare Performance Management omgeving” zegt Wietse Mol, een van de oprichters van Technision en eerder al Swap Support. “Met de technisch specialisten van Technision kunnen we klanten helpen bij het volledige proces van installatie tot realisatie.”

Aanvulling op netwerk
Technision is de nieuwste aanvulling op ons netwerk van bedrijven, waarin alle bedrijven zich kenmerken door betrokken vakmensen die bij klanten echt het verschil maken. Andere bedrijven binnen het netwerk zijn Finext, Swap Support, Sonum International, Driezestig en Springfish.

Strategische waarde
“De start van Technision in het netwerk is voor ons van strategische waarde” zegt Martijn Meuling van Finext. “Hiermee hebben we een partner die voor onze klanten de belangrijke technische component van onze dienstverlening kan verzorgen.“

Over Technision
De specialisten van Technision helpen klanten bij het volledige proces van technisch ontwerp, installatie en probleemoplossing van Performance Management applicaties.

In een multidisciplinaire aanpak combineren we de juiste vakmensen, zodat we de functionele wensen helder realiseren in een technische oplossing.

Het echt begrijpen van zowel IT als Finance zorgt voor een soepel proces met als resultaat een stabiele en betrouwbare applicatie.

Meer informatie over Technision: www.technision.nl

Meer informatie over de bedrijven in ons netwerk:
www.finext.nl
www.swapsupport.nl
www.sonum-int.com
www.driezestig.nl

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Wietse Mol, via wietse.mol@technision.nl of via 070-3003080.

Verhalen vertellen zit in ons als mens. Al in de oertijd werden rond het kampvuur verhalen gedeeld. Toen én nu zijn het de mooiste, stoerste of interessantste verhalen die keer op keer worden herhaald en zo beklijven.

Lees het hele artikel hier

Naast testimonials en free publicity is het organiseren van evenementen één van de marketingactiviteiten waarbij de dienst tastbaar wordt voor de klant. Om er voor te zorgen dat het evenement daadwerkelijk het merk versterkt, is de rode draad gebaseerd op de kernwaarden en de doelgroep. Zo heeft elk evenement zijn eigen unieke eigenschappen.

De kernwaarden
Vertaal de kernwaarden van de organisatie naar de elementen van het evenement. Bij een goed evenement sluiten het thema, de sprekers en het programma naadloos aan op de kernwaarden. Maar ook de locatie moet daarbij kloppen. Is één van de kernwaarden innovatief, dan past daar geen traditioneel kasteel bij. Een standaard zalencomplex is helemaal een afbreuk aan de uitstraling van het merk.

De doelgroep
Je verplaatsen in de gewenste doelgroep is cruciaal. De gewenste gasten bepalen tenslotte of zij het evenement interessant genoeg vinden om te komen.

Het doel is niet de zaal vol krijgen
Wat is het doel van het evenement? Of het nu gaat om brand activation of om het positioneren van  een nieuwe dienst, denk na over het doel dat je wilt bereiken. Vaak gaan de teammeetings rondom een evenement meer over de kwantiteit van de gasten dan over de kwaliteit, oftewel: “Krijgen we de zaal vol?” Een prachtig evenement met enthousiaste gasten, dat niet bijdraagt aan het in de markt zetten van de gewenste propositie, mág dan succesvol lijken, dat ís het uiteindelijk niet. Het evenement is geen doel op zich, maar een middel om het doel te bereiken.

De rode draad is soms geel
De rode draad is voor elk merk anders. Kies voor een thema dat past bij de kernwaarden en de doelgroep. Laat het thema als rode draad door het evenement lopen.  Stem hier de sprekers en het programma op af. Laat de beeldspraken  in de communicatie  hierbij aansluiten. Maar ook details als de aankleding op de locatie tellen mee.  Bij een sterk evenement is ‘onder water’ alles op deze rode draad afgestemd. Als bezoeker merk je het wellicht niet bewust, maar onbewust versterkt dit de associaties met het merk.

Follow up
Hoe ga je rendement uit het evenement halen? Bespreek dit regelmatig met het team. Gaan we nog steeds voor het afgesproken doel, en wat is er nog voor nodig? Plan voorafgaand aan het evenement alvast hoe de follow-up vorm gaat krijgen.

‘The devil is in the details‘
De praktische details moeten feilloos kloppen. Op tijd de juiste mensen uitnodigen met een sterke prikkelende tekst zonder spelfouten. Het klinkt te eenvoudig, maar gaat in de praktijk regelmatig mis.

Meer weten over de organisatie van evenementen?
Neem contact op met Jacqueline Wissing via 070-3003050 of jacqueline.wissing@springfish.nl

Personal en corporate branding
Publiceren in vakbladen heeft een dubbel effect op het merk; het versterkt in één keer zowel de personal branding van de auteur als de corporate branding van de organisatie.

Het levert naamsbekendheid op binnen een breder publiek. Bovendien geeft het de auteur het stempel van ‘expert’. Een onafhankelijke redactie heeft per slot van rekening besloten dat het artikel goede inhoudelijke informatie bevat.

6 tips voor free publicity in vakbladen:

1. Free publicity kost geld
De kreet free publicity is wat misleidend. Er hoeft weliswaar niet te worden betaald voor het plaatsen van het artikel, maar het opzetten, schrijven en redigeren van een goed artikel vraagt zeker om een investering aan tijd en geld. 

2. De mindset is ‘samenwerking’
Free publicity is succesvol in een echte samenwerking met de pers. Redacties zijn altijd op zoek naar goede inhoudelijke verhalen. En als organisatie is het platform dat een redactie kan bieden heel waardevol.

In een goede samenwerking maak je concrete afspraken  over het aantal woorden (of lettertekens) en deadlines. En wellicht nog belangrijker: hou je daar ook aan. Biedt exclusiviteit, een redactie vindt het niet prettig om exact hetzelfde artikel in het concurrerende vakblad te lezen.

3. Waar ligt de doelgroep wakker van?
De allereerste stap is de doelgroep van het vakblad in kaart brengen:

• Wat is de achtergrond en het kennisniveau van het lezerspubliek?
• Is het een vak- of een brancheblad?
• Waar loopt de doelgroep tegenaan?
• Wat zijn de huidige trends en nieuwe ontwikkelingen?
• Is er nieuwe wetgeving op komst?

4. Eerst een synopsis
Een van de meest voorkomende valkuilen is meteen het hele artikel schrijven. Dan is er echter een grote kans, dat alle energie en tijd resulteert in een artikel wat net een andere insteek heeft dan wat de redactie interessant vindt.

Begin met een synopis van ongeveer een half A4. In de synopsis:

• de titel
• triggerende inleiding over het thema van je artikel
• waarom is het voor de doelgroep interessant om te lezen
• schets van de alineaopbouw
• 1 regel over de achtergrond van de auteur

De synopsis gaat naar de redactie van het vakblad. Als de redactie het onderwerp en de gekozen insteek interessant lijkt voor een artikel, volgen er afspraken over het aantal woorden en de deadlines.

5. Content is king
Nu begint het daadwerkelijke schrijven. In de synopsis is al een schets gemaakt van de alineaopbouw, deze biedt houvast bij de structuur van de tekst.

Schrijf inhoudelijk, niet commercieel. Uit een goed inhoudelijk stuk blijken de expertise en visie vanzelf, op een veel authentiekere manier dan in een commerciële tekst die ingaat op je propositie.

Werk met subtitels en kaders, dat helpt de lezer bij het ‘scannen’ van de tekst. Vergeet niet om de spelling te checken en laat het artikel altijd door een ander tegenlezen! Bij voorkeur laat je het redigeren door een communicatieadviseur.

6. Zet de ‘tam-tam’ aan
Na de publicatie in het vakblad, kun je de redactie om toestemming vragen voor het publiceren van een PDF op de website. De meeste redacties gaan akkoord, op voorwaarde van bronvermelding.

Om het merk optimaal te versterken, is het mooi om zoveel mogelijk communicatie rondom het artikel te creëren. Social media als twitter en linkedin, maar ook een mailing naar klanten en prospects zijn heel effectief.

Een goed artikel leeft lang
Een goed artikel is lang bruikbaar om de auteur en de organisatie neer te zetten als expert. Overhandig het aan nieuwe klanten, voeg het toe bij offertes en verwijs ernaar in latere nieuwsartikelen op de website. 

Meer weten over free publicity of het redigeren van een artikel?
Neem contact op met Danielle Gruijs via 070-3003050 of via danielle.gruijs@springfish.nl